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仕事術・タスク管理

タスクシュートを継続するための5原則【後編】

2022年9月22日

こんにちは、Keiです。

前回の記事では、タスクシュートを継続するための5原則のうち、原則①から原則③を紹介しました。

タスクシュートを継続するための5原則【前編】

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  • 原則1: 未来の計画からタスクリストを作らない 
  • 原則2: タスクリストはルーチンタスクから生成する
  • 原則3: ルーチンタスクは実際に行動した記録から作成する
  • 原則4: 一気に大量のルーチンタクスを作成・修正しない
  • 原則5: タスクシュートの全ての機能を使いこなす必要はない

この記事では、残りの原則④と原則⑤を紹介します。前回の記事を前提に書いていますので、読んでいない方は、まずは前回の【前編】を御覧ください。

タスクシュートを継続するための5つの原則【原則④~⑤】

原則①~③はタスクリストの生成に関する話でしたが、原則④と⑤はタスクリストの作成後、もしくはタスクシュートの運用全体に関わる内容となります。

継続という目的に対しては、原則①~③よりも大切かもしれません。

原則4: 一気に大量のルーチンタクスを作成・修正しない

4つ目の原則は、一気に大量のルーチンタクスを作成・修正しない、です。

原則3ではルーチンタスクを実際に行動したタスクから作成し、修正を重ねていくと書きました。しかしこの作業を一気にやり過ぎてはいけません。

タスクシュートを使い始めて行動記録を順調に残せると、タスクリストにはたくさんの実行済みタスクが残ります。これをルーチンタスクに登録する時に、まとめて一気にやりすぎないでください。

いくら行動記録ベースのルーチンタスクと言えど、登録したばかりの段階では毎日の行動の実態とは大きなズレがある可能性が高いです。

だからこそルーチンタスクの修正を行うわけですが、修正するタスクの数が多いと大変です。そして大変なものは単純に続けにくいです。

タスクシュートに限らず、習慣を継続するためには、できるだけ時間や労力のような負担は小さい方が良いです。

対策としては、日数をかけて少しずつルーチンタスクに登録していきましょう。

タスクシュートを使い始めたばかりの頃はタスクリストもルーチンタスクもスカスカのため一気に埋めたくなりますが、スカスカで構いません。

一気に埋めると燃え尽きます。挫折の元です。あえて少しずつ埋めていきましょう。1日1個でも何も問題はありません。むしろそれくらいの方が良いかもしれません。

何より、少しずつルーチンタスクを作るほうが毎日のルーチン登録・修正作業に掛ける時間は短くて済みますし、日数をかけるということは、その日数分だけ既存のルーチンタスクを実行して検証することにもなるため、より自分の行動の実態に近いルーチンタスクリストが出来上がります。

慌てずに時間をかけて修正を繰り返したほうが、結果的に早く、自分に合った質の良いタスクリストが作成できます。

例外: 流れのあるタスク群はまとめて登録・修正しても構わない

原則1以来の例外です。流れのあるタスク群はそれをひとかたまりとして登録・修正しても構いません。

朝の行動は特に顕著ですが、日常の中で流れが決まっているタスク群があったりします。平日の起床後から出勤までの行動が毎日ほぼ同じという方も多いでしょう。

このような流れが決まっているタスク群や、たくさんの行動が一つのタスクのようになっているタスク群は、翌日以降も同じ流れで実行する可能性が高いです。

こうした翌日以降も同じ流れで実行する可能性が高いタスク群はある種の1つのタスクとして捉えて差し支えありませんので、ルーチンタスクへの登録や修正をまとめて行っても良いでしょう。

ただしあまりにタスク数が多すぎるとやはり修正作業が大変になりますので、その場合はひとかたまりをある程度の大きさに分割したり、反対に細かすぎるタスクをある程度の粒度のタスクにまとめたりすると、修正作業が楽になります。

原則5: タスクシュートの全ての機能を使いこなす必要はない

最後の原則は、「タスクシュートの全ての機能を使いこなす必要はない」です。

ちょっと他の原則と毛色が違いますが、個人的にかなり大事な原則だと思っています。

タスクシュートにはたくさんの機能があり、設定項目も「プロジェクト」「モード」「セクション」など豊富にあります。

TaskChutecloudであれば更に多機能です。「評価設定」や「アラーム」の他に、充実した「レビュー機能」も備えています。

これだけたくさん機能があると、どのように設定して良いのかわかりません。

なのでしっかりした方ほど、ちゃんと初期設定をしようとします。「TaskChutecloud 設定」などのワードで検索して、出てきた先駆者様のブログを参考にして、”正しく”設定しようとするのです。

正しい設定をして正しく機能を使うことで、得られる効果を最大化したくなるのですね。

しかもこうした初期設定の徹底は、これまで習慣などに挫折してきた人ほどやりたくなってしまう傾向がある気がします。

TaskChutecloud開発者のjMatsuzakiさんのブログを見ながら、評価設定に第二領域とセットしたり、後で詳細にレビューできるように、細かくモードを設定したりしたくなりませんか?私はしました。

しかし他人の真似をして設定するということは、その他人の型を真似るということです。細かく設定すればするほど、その設定は設定を公開している方の型に特化したものになります。

タスクシュートの使い方は人によって千差万別です。そんな中で他人の型に無理に合わせようとするから続けにくくなってしまいます。

タスクシュートが習慣になっていない内はあまり設定しすぎない方が継続しやすいです。

特に全ての機能をいきなり使いこなそうとするのは、申し訳ないですがハードルが高すぎるので辞めたほうが良いとすら思います。全ての機能をかっこよく使いこなす様には憧れますが、それはタスクシュートに慣れているからできるのです。

タスクシュートを習慣化できていない人が、いきなりタスクシュート有段者みたいな方々の真似をしようとしても、挫折する可能性が高くなってしまいます。私はしました。

全ての機能を使用しなくても、それこそ「タスクの開始」「終了」「ルーチンタスク」だけでも、タスクシュートは十分に効果を発揮してくれます。

何なら最初は最低限の機能だけでタスクシュートを使って、まずは自分の時間の使い方を知ることに専念すべきです

様々な機能を使いこなすのは、タスクシュートに慣れてからでも遅くはありません。まずはできるだけ簡単に使用して習慣にすることが先決です。

ちなみにこの記事を書いている私は、使い続けている内に使用する設定・機能がむしろかなり少なくなっていきました。

「プロジェクト」は他のプロジェクト管理ソフトで管理しているので使用していません。「モード」は4つほど登録していますが、「人生」というモードで9割埋まっています。他の3つのモードはほぼ日次レビュー用の色分け目的です。

「セクション」は9個程に分けていますが、厳密な分け方があるわけではありません。起床と出勤と退勤と睡眠だけ普段の生活から決めて、後は日中の時間を2時間ごとに区切っているだけです。2時間毎に区切るのは、TaskChutecloudのプッシュ通知機能で日中の時間経過を把握できるようにしているためです。

また、各セクションにタスクが収まるかどうか、などについてもあまり考えすぎないようにしています。何より行動記録に基づくルーチンタスクから生成されるタスクリストに則って行動すれば、基本的には大きく溢れることはありません。

評価機能も最初は使っていましたが、それほど毎日変動するわけでもないのであまり使わなくなってしまいました。今では常に最高評価だと思って生きています。

レビューもタスクの合計時間や割合を重視しなくなったので殆ど見なくなりましたし、週次レビューや月次レビューもしなくなりました(簡易的な日時レビューは毎日していますが、レビュー画面ではなく前日のタスクリストを直接確認します)。

なのでまともに使っているのは「タスクの開始」「終了」「ルーチンタスク」機能が殆どで、たまに「メモ」に作業内容を記載したり、「コメント」を覚書程度に使っているくらいでしょうか。

それでも、こんな使い方でも、人生が変わるほどの効果をタスクシュートはもたらしてくれました。

むしろこんな使い方だからこそ、私の様な者でも楽に使い続けることができて、結果として人生に良い影響を与えてくれたのではないかと思っています。

週次レビューなどをしっかりと行いたい方には合わないかもしれませんが、まずはタスクシュートを継続できるようになりたいという方には、使用する機能を最小限に抑えるのはおすすめです。

多くの機能を使いこなしたり詳細にレビューを行ったりするのは、タスクシュートを当たり前に継続できるようになってからでも遅くはありません。

タスクシュートは挫折する原因を摘んでいく

今回の記事では、タスクシュートを挫折せずに継続するための5つの原則のうち原則④と⑤を紹介しました。

  • 原則1: 未来の計画からタスクリストを作らない 
  • 原則2: タスクリストはルーチンタスクから生成する
  • 原則3: ルーチンタスクは実際に行動した記録から作成する
  • 原則4: 一気に大量のルーチンタクスを作成・修正しない
  • 原則5: タスクシュートの全ての機能を使いこなす必要はない

長くなってしまったので原則①から⑤の要点をまとめると「計画を立てようとしない」「一気に頑張りすぎない」「最低限の機能をできるだけ楽に使う」ということですね。

計画を元にタスクリストを作るから計画倒れになったり、計画通りの1日にならなくて嫌になってしまいます。そのため必ず過去の実績ベースで行動します。

また、短期間に頑張りすぎてしまうと燃え尽きます。ある程度の期間をかけて、毎日少しずつ、無理のない範囲で楽に使い続けることが大切です。

少しでも早く効果を得たいと思ってしまいますが、一気に頑張っても効果は得られません。慌てずに毎日少しずつ使っていくのが、結局は一番の近道になります。

また、タスクシュート毎日使えなかったり間が空いてしまっても気にすることはありません。タスクシュートは再開も簡単なので、気長に使っていきましょう。

タスクシュートは強制力を持ちません。強烈なアラームなどによって無理やり行動させたりもしません。

一方で、他の多くのツールはアラートやリマインド、楽しげな画面などによってユーザーの背中を押してくれます。

しかしユーザーの体を操縦できる訳ではないので、ツールを使ったりタスクを実行するのは結局はユーザーの意思であり、努力が必要です。

ですが努力など関係なく、どうしてもタスクに手を付けられない時というのはある訳です。多くのツールはそこをケアできません。

むしろリマインドや継続日数などを見せつけることで、無理やり行動させようとします。

しかし継続日数というのは続けられる方にはモチベーションになりますが、続けられない人には継続日数0日という辛い現実を突きつけるだけです。

また、継続が途切れた瞬間というのは挫折の危険性が大きく高まります。

タスクシュートは無理やり行動させるのではなく、挫折する原因を取り除いてくれます。

最終的に行動するのはユーザーの意思に寄るのは変わりませんが、できるだけ努力しなくても継続できるタスクリストを作れますし、毎日使いながら微調整することで、よりユーザーの生活にあったタスクリストが出来てきます。

一気に頑張る必要も、いきなり全部の機能を使い始める必要もありません。

事前準備なども不要なため、仮に使えない日々が続いたとしても、簡単に再開できます。

だから完全に挫折せずに続けることが出来ます。

こうして努力せずに少しずつタスクシュートを使い続けているだけで、人生は少しずつ変わっていきます。

そして気付いたときには人生が一変しています。これがタスクシュートの凄さだと私は思います。

この凄さを是非とも味わっていただきたいです。

本記事は以上です。ありがとうございました。

  • この記事を書いた人

Kei

タスク管理やライフハックが好きな研究者|医学博士|タスクシュート時間術やタスク管理術について発信していきます|一般社団法人タスクシュート協会 タスクシュート認定トレーナー

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