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仕事術・タスク管理

GTDが続かない人にこそタスクシュートをオススメしたい

2022年11月7日

こんにちは、Keiです。

世の中にはたくさんのタスク管理術がありますが、やはり有名なのはGTDではないでしょうか。

タスク管理にとどまらず所謂ライフハックの代表とも言えるメソッドです。

そして有名だからこそ、最初に手を出す方も多いのかなと思います。

ですが、個人的にGTDはタスク管理術の中でも挫折しやすいメソッドだと思っています。私もかつて挫折しました…。

しかし数多のタスク管理術や管理ツールに手を出しては挫折してきた私だからこそ言いたいことがあります。

GTDが続かないという方にこそタスクシュートを使ってほしいです!

この記事では、GTDが続かない人とはどんな人なのか、そしてなぜGTDが続かない人にタスクシュートがオススメなのか解説します。

GTDを実践する目的は何ですか?

そもそも、あなたがGTDを実践する目的は何ですか?

仕事を効率よく終わらせたいから?

仕事ができる人になりたいから?

やるべきタスクの漏れを無くしたいから?

これらは良くGTDを実践する主な目的になりやすいですが、実際には副次的効果です。

GTDの本来の目的ではありません。

GTDの本来の目的は、以下の本の副題にもあるような「ストレスフリー」な状態を達成することだと思います。

デビッド・アレン (著)
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タスクが整理された「ストレスフリーな状態」というGTD本来の目的が達成された結果、仕事をより効率よく終わらせたり、タスクの漏れがない「できる自分」も実現できるようになり、さらにストレスとは無縁になれるという好循環が生まれるのです。

本当にGTDでないとダメ?GTDを使うべき人とは?

もしGTDを実践する目的が、タスクの優先順位をつけたり、タスクの漏れを無くしたいだけなら、GTDより良いメソッドは他にもあります。

例えば、タスクの優先順位付けによる仕事の効率化やタスクの漏れを無くすという目的なら、チェックリストや手順書を活用するだけでも十分効果はありますし即効性もあるでしょう。

チェックリスト・手順書を使った最近のメソッドでしたら、以下の本で紹介されているメソッドがオススメです。

F太 (著), 小鳥遊 (著)
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一方で仕事の効率を上げるだけなら、画一的なメソッドに頼るよりも、職場の仕事が早い人のやり方を参考にするのが仕事効率を上げる最短ルートです。(多くの方はそれで解決できないから、タスク管理術に手を出す訳ですが)

GTDの本来の目標である「ストレスフリーな状態」というのは、タスクが整理され、仕事に忙殺されず、期限にも追われず、タスクの山から受けるストレスが無いという状態のことです。

よって、GTDを実践すべき方というのは以下のような方だと思います。

GTDを実践すべき方
・膨大なタスクを抱えていて、ひたすらにタスクをこなしても仕事が終わらない方
・締切の近いタスクがたくさんあり、常に焦燥感を感じている方
・タスクが多すぎて整理できず、ごちゃごちゃになっている、頭がもやもやするという方

上記のような方が、効率よく仕事を片付けて、頭がスッキリしたストレスフリーな状態になるために実践すべきメソッドがGTDだと思います。

一方で、そこまで膨大なタスクを抱えているわけではないという方にとっては、GTDによる徹底的なタスクの整理は過剰かもしれません。

GTDの目的はストレスフリーになることで、タスクリストを整理することではありません。徹底的なタスクリストの整理が不要な方がGTDを実践できずに苦しんでいるのは本来の目的からかけ離れているように感じます

ちなみに後述しますが、頭をスッキリさせてストレスフリーな状態になるのはタスクシュートでも可能です。まさにGTDだとちょっと過剰だったり、GTDが続かないという方にオススメです。

また、さらに余談ですが、タスク関係なく頭のモヤモヤした感覚を解決したいならマインドフルネスがオススメです。

頭がスッキリするだけでなく、ケアレスミスが無くなって仕事効率も上がりますよ。

マインドフルネスの方法は以下の本を参考にするのがオススメです。

GTDが続かない人=先送りしやすい人

GTDのプロセスまたはワークフローとは、簡単に言ってしまえばタスクリストを作成・更新し続けることです。

ざっくり説明すると以下のようになります。

①頭の中の気になるタスクを(プライベート含めて)すべて書き出す
 →全タスクを含むタスクリスト (Inbox) ができる

②書き出したタスクに対して、今行動を起こす必要があるタスクか判断する
 →今行動を起こさないタスクによって「いつかやる/多分やるリスト」や「資料リスト」ができる

③今行動を起こす必要があるタスクの場合、例えば2分以内で出来るような簡単なタスクなら今やる、複雑なタスクならプロジェクトを検討する
 →複雑なタスクを分割、内包した「プロジェクトリスト」ができる

④2分以内で出来ないようなタスクなら、誰かに任せるか、自分でやるなら今やるか、後ほどやるか判断する
 →誰かに任せたタスクの「連絡待ちリスト」、後でやるタスクによる「スケジュール」、今すぐやるタスクによる「次のアクションリスト」ができる

⑤週次レビューとして①~④を繰り返し、作成されたリストの内容をチェック・更新する

…面倒臭くないですか?(個人的には①と⑤が特に面倒です…)

この「面倒臭さ」を乗り越え続けてプロセスを回すことができれば、晴れてタスクが整理される訳です。

しかしそれができれば苦労しません。結局は面倒臭いから挫折しやすいのです。

GTDが合っているのは、膨大なタスクを抱えていて、もはやタスクをひたすらに実行するだけでは効率が不足するという方だと思います。

こうした方は既に高いタスク実行力を備えているので、多少面倒でもGTDが続きますし、続けることで仕事効率をさらに上げることができます。

言い換えれば、面倒なことに手を付けられず先送りしやすいという方はGTDを回せないので、そもそもGTDが合っていないと思います。

GTDには「面倒くさい」をケアする仕組みがありません。そのため、GTDのプロセスを回せるのは「面倒臭い」を自力で乗り越えられる方です。

なかなかタスクに手を付けられない、いつまでもタスクに取り掛かれないという悩みを持つような、「先送りしやすい方」がいきなりGTDを実践すると挫折しやすくなります。

GTDは徹底的に先送りを誘発する

GTDは先送りをしやすい人には特に相性が悪いです。

先送りをしやすい人は、できるだけタスクを実行するために必要なエネルギーや作業量を少なくすべきです。

しかしGTDはタスクを実行するために(先送りをしやすい人にとっては面倒な)作業プロセスをむしろ追加します。

GTDのプロセスを忠実に守ろうとすると、タスクを実行する前段階で複数の事前準備が発生します。

さっさとタスクをこなせばいいのに、敢えてタスクを実行するのに事前準備を必要とするから、かえってタスクに手を付けるのが面倒になって先送りするのです。

さらに、仮にGTDのプロセスを実践したとしても、目の前には大量のタスクリストが積み上がります。

このリストの物量に圧倒されて不安が強まり、結局タスクに手を付けられなくなる、タスクに取り掛かれなくなるという方はそれなりにいます。

さらにさらに、仮にタスクを実行できたとしても、GTDでは週次レビューを行ってタスクリストを更新し続ける必要があります。

もしこのレビューをサボってしまうと、タスクリストはあっという間に陳腐化します。

そして陳腐化したリストは再度レビューを行って更新するまで役に立たなくなります。つまり事前準備がさらに必要になって余計に先送りしたくなります。

しかしそのレビューがまた面倒で放置してしまい、結局いつまで経ってもタスクを実行できないまま時間だけが過ぎていく…ということになるのです。

もちろん、それでも頑張ってGTDを続けていれば、いつかは自分なりの方法でプロセスを効率よく回せるようになるでしょう。しかしそこまで到達するには長い期間が必要です。だから多くの方がその段階まで辿り着けずに挫折してしまうのです。

結局、GTDが続かないという方が「ストレスフリー」になるために必要なのは、GTDを無理にでも続けてタスクリストを作ることではなく、先送りを回避できるタスク管理術を見つけて、さっさとタスクをこなすことです。

GTDに挫折し続けていてはいつまでも問題は解決しません。心が折れる前に別の方法を試すべきです。

そして、前述の「先送りを回避できるタスク管理術こそがタスクシュートです。

なお、私自身が「GTDが続かない人」のために本記事では否定的なことを書いていますが、やはりGTDは約20年も生き残っているタスク管理術なだけはあり、継続出来た暁には、それこそ人生を変えるほどの変化をユーザーに与えてくれるであろう大変強力なタスク管理術だと思います。本来GTDで目指すはずだった「ストレスフリー」をタスクシュートで達成した今だからこそ、そう思います。

なぜGTDが続かない人にタスクシュートがオススメなのか

GTDが続かない方にタスクシュートをオススメする理由は2つあります。

①GTDが続かない原因の先送りをタスクシュートなら解決できる可能性があるから
②GDTの目標である、仕事に追われないストレスフリーな状態はタスクシュートでも達成できるから

前述したように、GTDが続かない問題の背景には先送りの問題が隠れていると思います。

先送りをしてしまうからGTDが続かない訳ですが、見方を変えれば、先送りをするからGTDを欲するような状態になっているのではないでしょうか。

先送りをせずにタスクをこなしていれば問題が解決するのなら、必要なのはGTDのようなタスク整理術ではなく、先送りを回避するタスク管理術です。

タスクシュートは先送りを回避できるタスク管理術と呼べるような特徴を有します。

タスクシュートはタスクリストを事前に作る必要はありません。とりあえずタスクを実行すればその記録が翌日以降の実行可能なタスクリストになります。そして生成されたタスクリストを実行することが自動的にレビューにもなります。

そのためタスクシュートの基本的なプロセスは、この「とりあえず実行」した記録を残すだけです。スマホならワンタップするだけなので、少なくともGTDよりは続けやすいでしょう。

また、この「とりあえず実行」ができることが大切ですタスクの実行に事前準備が必要ないので、先送りの誘発を回避できます。

さらに、先送りしやすい人はそもそもこの「とりあえず実行」ができないという問題がありますが、そこについても、タスクシュートはタスクを実行できるタイミングというものを見せてくれます。

タスクシュートが見せてくれるもの

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このようにして「タスクを実行できるタイミング」で「とりあえず実行」するということを続けていくことで、タスクの山を減らしていくことができます。

効率の良い計画などは後回しでいいです。

抱えているタスクの数を減らすことができれば、自然にタスクは整理されていき、仕事の期限にも追われにくくなります。

そうすれば仕事の効率も改善していき、やがてはストレスフリー状態に至れます。

よって、タスクシュートを実践することでも、仕事の山や期限に追われない「ストレスフリー状態」に到達することはできるのです。

そして「ストレスフリー状態」に到達できると、仕事の効率は大きく上がります。そのため一度この状態に達することができれば、余程の環境の変化でも無い限り、元の膨大な仕事に忙殺された状態に戻ることもなくなるでしょう。

言い換えれば、仕事の効率を高めようと思ったらまずは抱えている仕事をなんとか減らして、ストレスフリーな状態に近づく必要があります。

仕事に忙殺されている状態では仕事の整理がつきませんし、効率を高めることもできません。

以上の理由から、GTDでは続かない方が仕事や期限に追われなくなったり、仕事効率が高い「ストレスフリー状態」になるための一つの方法がタスクシュートを使うことではないかと思うのです。

なお、これはタスクシュートを使ってからの話ですが、タスクシュートを使い込んでストレスフリーの状態に至ると、先送りの問題もかなり解決していきます。

すると不思議なことに、それまで続けられなかったGTDが突然実践可能になったりします。

それまでタスクシュートしかできなかったのに、そこにGTDのエッセンスを加えることも可能になるのです。

そのため、やはりGTDは続けたいという方も、まずはタスクシュートを使って先送りをある程度"あしらえる"状態になってから、GTDに再チャレンジしてもいいのではないでしょうか。

GTDが続かないならタスクシュートを試してほしい

本記事では、GTDが向いている方・向いておらずGTDが続かない方の特徴と、タスクシュートをおすすめする理由について書きました。

かつては私もGTDに挑戦し、そして挫折しました。

私は本記事で紹介している「先送りしやすい人」そのものでした。

今だからわかりますが、私のような「先送りしやすい人」に必要なのは、GTDによる徹底的なタスク整理でも、無理やりGTDを実行する意志力やメソッドでもなく、意志力を必要とせずに先送りをしないで済む方法でした。

先送りしない自分になる方法

続きを見る

タスクシュートを実践したことで結果的にGTDを含む他のタスク管理も続けられるようになり、私のタスク管理メソッドを放浪する旅は終着しました。

GTDが続かずに悩んでいる方は、ぜひタスクシュートを試してみてください。

意外と求めていた理想の状態の自分にたどり着けるかもしれません。

本記事は以上です。ありがとうございました。

【書籍紹介】

  • この記事を書いた人

Kei

タスク管理やライフハックが好きな研究者|医学博士|タスクシュート時間術やタスク管理術について発信していきます|一般社団法人タスクシュート協会 タスクシュート認定トレーナー

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