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仕事術・タスク管理

タスクシュートを継続するための5原則【前編】

2022年9月15日

こんにちは、Keiです。

タスクシュートは私にとって最高の時間術ですが、なかなか継続できないという事が多いようです。

一方で、多くの時間術を始めては挫折してきた私にとって、むしろタスクシュート時間術は続けやすいメソッドでした。

しかしタスクシュートは無理な使い方をすると、途端に継続困難な手法になってしまうとも確かに感じます。

そこでこの記事では、タスクシュートを継続するために必要な原則について紹介します。

この原則は特にタスクシュートが習慣化できていない時期に有効だと思います。

さらにこの原則には、タスクシュートを継続できるだけではなく、後にタスクシュートを活用した習慣化もできるようになるというメリットがあります。

タスクシュートを継続するための5つの原則

タスクシュートを継続するために私が心がけているのは、以下の5つの原則です。

  • 原則1: 未来の計画からタスクリストを作らない 
  • 原則2: タスクリストはルーチンタスクから生成する
  • 原則3: ルーチンタスクは実際に行動した記録から作成する
  • 原則4: 一気に大量のルーチンタクスを作成・修正しない
  • 原則5: タスクシュートの全ての機能を使いこなす必要はない

長くなるため、この記事では原則①から原則③を紹介します。

原則④と原則⑤は次の記事で紹介します。

タスクシュートを継続するための5原則【後編】

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原則1: 未来の計画からタスクリストを作らない

まず大原則として、未来の計画からタスクリストを作成しないようにします。

私の考え方では、タスクシュートのタスクリストとは、過去の行動記録の集合体であるべきです。

決してこれから行動する未来の計画であってはいけません。

どうしても行動計画というのは理想的になりがちです。というか未来のことなので理想でしか作れません。

イレギュラーが発生した時の事を想定して計画を立てたとしても、それすらも理想です。

そして理想を元にタスクリストを作ると、実行不可能なタスクリストが出来上がります。

仮に実行可能であったとしても、それを実行するのに多大な無理をしなければいけないタスクリストになるでしょう。

そんな無理しなければ実行不可能なタスクリストをわざわざ作るから続けられないのです。

そのため、「これからこういう行動をしよう」といった考えでタスクリストを作ることは絶対にしません。

タスクリストが実行できないということは、タスクシュートまで実行できないということですから。

例外: 予定はタスクリストに加えても良い

原則ですから例外はあります。

予定はタスクリストに入れて構いません。

予定は未来のタスクですが、例えば開始時間が決まっている仕事のような予定であれば、自分の意思は介在しないため、タスクリストに加えても理想的な予定になったりしません。

ただし、「10時から勉強する予定」や「20時になったら放置していたタスクに取り掛かる予定」などは予定ではありません。計画です。

絶対にその行動を取る(=予定)ならタスクリストに加えても構いませんが、未来に絶対は無いので原則1に反するためダメです。

ちなみに、やらなきゃいけないタスクをタスクリストに加えることで実行しやすくしようと考える方がいるかもしれません。

なんとなく、タスクリストにタスクを加えるという「宣言」をすることでタスクに取り掛かりやすくなったり、

タスクリストに書くことで目に付く回数が増えて、結果的にタスクに手を付けやすくなったりするのではないかと考えるかもしれませんが、

断言します、できません (経験談)

当たり前ですが、タスクリストに書いたからといって人間はその通りに行動できる訳ではありません。

もちろんタスクシュートにもタスクリストに書かれた内容の通りに人間を操作するような効果はありません。

以上の理由より、未来の計画からタスクリストを作るべきではありません。

原則2: タスクリストはルーチンタスクから生成する

基本的にタスクリストはルーチンタスクを経由して生成されるようにします。

そもそも、タスクシュートの良いところは、ルーチンタスクに登録しておけば毎日のタスクリストを自動で作ってくれるところです。

毎日のタスクリストを自分で一から作るのは大変ですし時間もかかります。

時間術のツールを使うのに時間がかかっていたら本末転倒ですよね。

せっかく自動でタスクリストを作ってくれる機能があるのだから、最大限活用しましょう。

とはいえ、ルーチンタスクを作る機能なら他のタスク管理アプリにもあります。

ただし他のアプリでは、ルーチンタスクリストを作る際には、普段のルーチンを思い出しながら作ることになるかと思います。

しかしそれはつまり想像です。原則1で述べた未来の計画と同じです。

タスクシュートの強みは、実際の行動記録からルーチンタスクを作れる点です。

そしてこれが次の原則に繋がります。

原則3: ルーチンタスクは実際に行動した記録から作成する

3つ目の原則として、ルーチンタスクは実際に行動した記録から作成するようにします。

実際に自分が取れた行動をベースにタスクリストを作ることで、無理な計画が生成されることを防ぎます。

開始時間や見積もり時間も実際の行動から設定するからこそ、実現可能なタスクリストが作れるのです。

なお、もし何か習慣的にやりたいことがあったとしても、必ず実行してからそのタスクをルーチンタスクに追加します。

実行していないのに「英語の勉強」とかルーチンタスクにいきなり入れないでください。

このようにしていると、身についていない習慣はルーチンタスクに入れられなくなりますが、それで良いのです。

例えば英語の勉強であれば、初めは中々取り掛かれないかもしれません。

そうするとルーチンタスクに入れられませんが、それで良いのです。

英語の勉強ができなかったとしても、それはあなたが悪いのではなく、実行できるタイミングがその日は無かっただけです。

時間の余裕がなかったのかもしれませんし、その日の流れが英語の勉強に不向きだったのかもしれません。

英語の勉強に向いている時間帯が他のタスクで埋まっていただけの可能性もあります。

何日も英語の勉強ができない日が続いても別に構いません。

あなたにとって必要と思うことであればいつかは実行できますので、落ち込まずに気長に待ちましょう。

そしていざ実行できたならば、その「実行できたタイミング」からルーチンタスクを生成するのです。

見積もり時間や開始時間も実行した内容そのままに設定して作成します。

見積もり時間はどうせ毎日全く一緒にはならないので、実際の行動記録そのまま入れるのが一番現実に近いです。

開始時間についても、明日以降の開始時間と今日の開始時間は異なるかもしれませんが、何も考えず同じでいいです。

そもそもルーチンタスクの開始時間はタスクの並び順以外に何も影響しないので、実際の時間とずれても大丈夫です。

こんな使い方でも続けていれば、明日以降も実行しやすいルーチンタスクが出来上がっていきます。

タスクが実際に実行できた時間帯、作業時間に設定できているため、単なる計画よりもずっと継続しやすくなります。

しかも他のルーチンタスクが増えてくるほど、実行しやすいタスクの流れも出来てくるので、ますます継続できるようになっていきます。

なお、今回は英語の勉強のような能動的に実施するタスクを例にしましたが、日常的な行動も同じ方法でルーチンタスクに加えていきます。

ルーチンに加えてはいけない日常行動はありません。起床後のトイレだって入れていいんです。

目標は日常的なルーチンタスクで1日がだいたい埋まることです。埋まるのが正常です。

むしろ英語の勉強のような能動的な行動よりも、日常行動の方が大切です。

日常の行動から自分の時間の使い方を明らかにしてこそ、戦略が立てられるからです。

ちなみに、「何日も英語の勉強ができない日が続いても別に構いません」と書きましたが、勿論こうならずに習慣化できるのがベストですよね。

習慣化については、別の記事でタスクシュートを使った習慣化の方法についてまとめています。

【挫折しない】タスクシュートを使った習慣化メソッド

続きを見る

この方法を実践するためには、日常行動のルーチンタスクで1日をある程度埋めていく必要があります。

そのため、まずは愚直にルーチンタクスを作成していきましょう。

そして作成したルーチンタスクのリストは、より行動しやすいように修正を重ねていきます。その際も実際の行動を元に修正を行います。

「今の順番よりこっちの方がスムーズかな?」といった自分の感覚から修正を行ってください。

タスクリストは過去の行動の積み重ね

この記事では、継続できるタスクシュートの使い方のための5原則のうち、原則①から原則③を紹介しました。

  • 原則1: 未来の計画からタスクリストを作らない 
  • 原則2: タスクリストはルーチンタスクから生成する
  • 原則3: ルーチンタスクは実際に行動した記録から作成する
  • 原則4: 一気に大量のルーチンタクスを作成・修正しない
  • 原則5: タスクシュートの全ての機能を使いこなす必要はない

タスクシュートを使うときは、必ず未来の計画ではなく、過去の行動に基づいてタスクリストを作成します。

そしてタスクリストを作成する際には、ルーチンタスク機能を使用します。

ルーチンタスク機能を使えば毎回タスクリストを作成する手間を省けますし、こうして作成したタスクリストはあなたが過去の実行できたタスクの積み重ねなので、今のあなたでも無理せず実行できます。

しかし、この原則①~③にしたがってタスクシュートを運用についても、人によってはまだ落とし穴があります。

その落とし穴を回避するのが原則④と⑤になります。

原則④と⑤については次の記事でまとめますので、本記事は一旦ここまでとします。

本記事は以上です。ありがとうございました。

後編は以下の記事より。

タスクシュートを継続するための5原則【後編】

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  • この記事を書いた人

Kei

タスク管理やライフハックが好きな研究者|医学博士|タスクシュート時間術やタスク管理術について発信していきます|一般社団法人タスクシュート協会 タスクシュート認定トレーナー

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