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仕事術・タスク管理

【タスクシュート】モード・セクションの使い方

2022年11月28日

タスクシュートを使い始めた方が悩みやすいのが、モードやセクション、プロジェクト、評価機能の使い方です。

これらの機能には決まった使い方がないため、特に初心者の方は使い方や設定方法に悩む方が多いと思います。

このモードやセクション、プロジェクト、評価機能について、いきなり結論から言います。

私はこれらの機能はオプションの機能だと思っています。タスクシュートの基本的な使い方はこれらの機能を使わなくても実践できます。

むしろタスクシュートに慣れていない時期からオプション機能を使いこなそうとすると、特に初心者の方はタスクシュートに挫折しやすくなってしまいます。

そのためタスクシュートに慣れていない方は、まずはこれらの機能にこだわらず、最低限の機能のみ使ってタスクシュートを実践することをオススメします。

最低限の機能のみ使ってタスクシュートを実践する方法は、以下の記事で紹介しています。

【まとめ】タスクシュートの使い方入門・再入門

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本記事では、ある程度タスクシュートに慣れている方向けに、私のモードとセクションの使い方をお伝えします。

繰り返しますが、モードとセクションには決まった使い方がありません。私の使い方もあくまで一例です。

ところで、実は私はプロジェクトと評価機能を使っていません。私にとっては使わない方が上手くいったからです。

使わないという選択肢ができるのもタスクシュートの素晴らしい所ですが、使っていない私にはプロジェクトと評価の有効な使い方をお伝えすることができません。(良い使い方があったら教えて下さい…!)

そのためモードとセクションの使い方だけお伝えします。また、プロジェクト・評価機能を使っていない理由も合わせてお伝えします。

モード・セクションの使い方

モード = タスクのカテゴリ分け + 色分け

(TaskChute Cloudを使っている)私にとって、モードはタスクのカテゴリ分け+色分けの意味を持ちます。

私がモードを使う理由は、レビュー時に見やすくするため、という理由が全てです。実はそれ以上の意味はありません。

なお、私のモードの設定は、人生、研究、会社、習慣、人生(良)の5つだけです。

習慣は習慣化したいタスクに付けます。研究と会社は仕事内容によって分けます。

人生はその他何でも含みます。あえてその他ではなく人生としているのは、何事も私の人生の構成要素だという考えからです。また、会社の仕事であってもあまり楽しくないタスクを人生にしたりすることもあります。

人生(良)は良い事や楽しい事を能動的にしている時に付けます。

上記は私の方法ですが、それ以外によく目にするモードの使い方は、タスクを細かなカテゴリや第1〜第4領域に分類して、それらのタスクを実行した時間の合計や推移をレビューすることです。

つまり定量的なレビューを行うためにモード機能を使うわけです。

TaskChute Cloudであれば、モード毎の作業実績をレビュー画面でグラフにして確認することができます。

以前は私も同じ使い方で定量的レビューをしていましたが、今は辞めています。このような方法による定量的なレビューは、きちんと経過を評価しようとすると、どうしても時間がかかってしまうからです。

きちんと評価しなければいいのでしょうが、私は性格なのかきちんと評価したくなってしまうのです。

私のレビュー方法は以下の記事でお伝えしています。

前日のタスクリストを眺めるだけというレビュー方法

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このレビュー方法は定性的なレビューに分類されます。このレビュー方法なら時間はそれほどかかりませんし、得られる効果も十分です。

私はこの定性的レビューをしやすくするためにモードを使っています。

セクション = チャイム(時刻のリマインダー)

私にとってセクションとは、時刻の区切りを伝えてくれる学校のチャイムのようなもの、もしくはリマインダーです。

私はしばしば、時間を忘れて一つの作業に没頭することがあります。

これ自体は悪いことではないのですが、他のプロジェクト等の時間配分を考えると、あまり一つの作業に没頭しすぎるのも考えものです。

しかし作業開始前にアラームやタイマーを使うのは好きではないのです。事前にどの程度の時間がかかるか正確にはわかりませんし、タイマーを掛けていると時間切れが気になってしまい集中力が削がれるのです。

一方でセクションで1日を区切っておくと、TaskChute Cloudならタスクの実行時間とは無関係に、ある時刻になった時に通知を出してくれます。

私はアップルウォッチを使っているので、このセクションの区切りの通知が、集中を切らさずに程よく時刻を意識させてくれるのです。

ところで、よくあるセクションの使い方には、1日を仕事の流れやエネルギー状態などによって区切り、セクションごとの状態に合ったタスクを入れていくといった方法があります。

他には、セクション内に収まるようにタスクを区切って登録していくことで、1日に終わる分量のタスクだけが自然にタスクリストに登録されるようにするといった目的で使用されることもあるでしょう。

しかし私の場合は、セクションに合わせたタスクを入れることや、セクションに収まるようにタスクを登録するといったことはそれほど意識していません。何故なら、人生(もしくは1日)はそう都合よく進まないと思っているからです。

上手くセクションを区切ったと思っても、間違いなく想定は外れ、そのセクションでやるべき(と私が思っている)タスクとは異なるタスクを行うことになったり、セクションに収まらないようなタスクを頼まれたりするからです。

上記の事態は仕方がないことです。

しかし何故か仕方がないで済ますことができず、想定外のタスクに対応することが嫌になったりします。人からの頼み事などに嫌な感情なんて持ちたくないのに、です。

そのため、私は最初からセクションに含めるタスクにはこだわらないようにしています。

時刻のチャイムとして良い感じに働いてくれているので、それで十分だと思っています。

ただしこの方法は、私の仕事の時間が良くも悪くも曖昧だからこそ成り立っています。

もし日中の仕事の区切りや仕事の終了時間がしっかり定まっている場合は、セクションを適切に定め、その中に含めるタスクをきっちり吟味することで、1日の時間の使い方をより適切にできるでしょう。残業ゼロを目指す場合などに有効ではないかと思います。

なお、私のセクションの設定は以下のとおりです。

(セクションコメントには、タスクシュートを24時間継続できていなかった頃にリマインダーとして使っていた時の記載がそのまま残っています。何かコメントの活用方法が思いついたら変えるかもしれません)

プロジェクト、評価機能を使わない理由

私はプロジェクト機能と評価機能は使っていません。

プロジェクト機能は、そもそもプロジェクト管理には別のツール(Click Up)を使っているので使用していません

また、私は一週間単位でプロジェクト・タスクの進捗を考える一方で、毎日全プロジェクトに着手する、ということはしていません。

そのため、1日単位のタスクを管理するタスクシュート上でプロジェクトの分類を気にする必要が無いという理由もあります。

ですが他のプロジェクト管理ツールを使っていたとしても、プロジェクト機能を使うことで簡単にプロジェクト毎にかかった時間を確認できるので、必要な方は併用すると良いでしょう。

評価機能は、タスクを実行した結果に価値の差は無いと思っているから使用しません。

私がモードに第1〜第4領域を設定してタスクを振り分けることを辞めたのも同じ理由からです。

私は、私の人生を構築するタスクは全て等価値(それも価値最高)だと思っています。例えそれが無駄に感じたり、嫌な思いをするタスクであったとしてもです。

結局人生に無くすことができる無駄な時間は無いのです。無くしたくても無くせません。できるのは多少時間の使い方を変えることだけです。

無駄な時間を無くそうとすると失敗する

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ですが、タスクに評価を付けたり、第1〜第4領域に振り分けたりすると、どうしてもタスク間に価値の差が生まれてしまいます。

価値の低いタスクがあると、無くしたくなるのは当たり前です。

しかしこれまで、価値の低い(と私が感じる)タスクを無くそうとしてタスク管理や人生が上手くいった試しはありませんでした。

無価値だと思っていても、その時間を無くしたことで人間関係が上手く行かなくなったり、体に無理をさせてしまったりしました。

しかもこうした結果は予測ができません。無くして初めてわかるのです。

一方で、評価を辞めてからはこうした失敗はなくなりました。

そもそも私は自己評価を減点方式に行う傾向があるため、評価する=評価が下がるということなのです。

ですが評価をしなければ減点されません。全てのタスクが最高評価なのでメンタルも上向きますし、無駄を無くそうとしなくなった結果、タスク管理もうまくいくようになりました。タスク管理においてメンタルは非常に大切です。

そのため結果論かもしれませんが、特にタスクに価値をつける意味での評価は行わないようにしているのです。

もし私のように減点方式で考えがちな方は、評価をやめてみると意外とストレスを手放せるかもしれません。

モードやセクションの使い方は千差万別

本記事ではモード機能とセクション機能の使い方を紹介しました。

モードやセクション、プロジェクトや評価機能の使い方は千差万別です。

これらの機能に決まった使い方はありませんし、使わなくてもタスクシュートの基本的な使い方は実践できます。

使い方によってタスクシュートの効果が劇的に変わることも無いのかなと思います。

そのためユーザーの好きなように使って良いですし、使用が負担なら使わなくても良いのです。

もしタスクシュートを使い始めたばかりで使い方に悩む方は、最初から使わないと決めるのも不安だと思うので、例えば私の使い方や他のユーザーさんの使い方を参考に使い始め、徐々に自分なりの使い方を見つけてみてください。

そして良い使い方が見つかったら、私にも是非教えてください笑。

本記事は以上です。ありがとうございました。

  • この記事を書いた人

Kei

タスク管理やライフハックが好きな研究者|医学博士|タスクシュート時間術やタスク管理術について発信していきます|一般社団法人タスクシュート協会 タスクシュート認定トレーナー

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