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仕事術・タスク管理

タスクシュートが続けやすい理由: GTDとの比較

2023年2月19日

こんにちは、Keiです。

先日、タスクシューター・ミートアップというタスクシュート100日チャレンジ参加者限定のイベントに参加してきました。

そこでGTDとタスクシュートを例に、タスクシュートがなぜ続けやすいのか、続けられるコツは何か、という内容で一部の方にだけお話させて頂いたのですが、せっかくなのでブログでも共有します。

本記事ではGTDと比較しながら、タスクシュートが続けやすい理由について解説します。
タスクシュートを続けられるようになるコツについてはまた別の記事でまとめます。

GTDが続かない理由

私がGTDを続けられなかった理由は、一度挫折してしまうと再開のハードルが非常に高かったからです。

そもそも、GTDに限らずタスク管理を最初から一度も途切れさせずに継続できる方は少数派でしょう。GTDが習慣になっていないうちはGTDの実践自体を忘れてしまうことすらしょっちゅうです。

しかしそれは問題ではありません。少しくらいGTDの実践を忘れたからといって人生が激変することはないのですから、また再開すればいいのです。

例えGTDから一時的に離れても、すぐに再開できたなら、それは挫折と言わず継続できていると考えていいです。

そうやってプチ挫折と再開を繰り返していれば、やがてGTDを実践することが習慣になり、挫折せずに継続できるようになるでしょう。

問題なのは、GTDの再開が大変なことです。

GTDは一度挫折すると再開するのが大変

GTDは一度挫折すると、再開するのが大変です。その理由を説明します。

以下にGTDの実践プロセスの概略を示します。

①頭の中の気になるタスクを(プライベート含めて)すべて書き出す

②書き出したタスクに対して、今行動を起こす必要があるタスクか判断する
 →今行動を起こさないタスクによって「いつかやる/多分やるリスト」や「資料リスト」ができる

③今行動を起こす必要があるタスクの場合、例えば2分以内で出来るような簡単なタスクなら今やる、複雑なタスクならプロジェクトを検討する
 →複雑なタスクを分割、内包した「プロジェクトリスト」ができる

④2分以内で出来ないようなタスクなら、誰かに任せるか、自分でやるなら今やるか、後ほどやるか判断する
 →誰かに任せたタスクの「連絡待ちリスト」、後でやるタスクによる「スケジュール」、今すぐやるタスクによる「次のアクションリスト」ができる

⑤週次レビューとして①~④を繰り返し、作成されたリストの内容をチェック・更新しながらタスクを実行していく

GTDは上記の①~⑤を繰り返し、タスクリストを常に更新しながら、適切な順序・優先度・タイミングでタスクを実行していきます。

しかしGTDに挫折すると、このタスクリストの更新が止まります。

そのため、いざGTDを再開しようと思った時にはタスクリストの内容が古くなっており、そのままでは再開ができません。

よって、挫折したGTDを再開するためにはタスクリストの再生成や更新が必要になるのです。そして、これがハードルとして私達の前に立ち塞がります。

放置した期間が長ければ長いほど、各種タスクリストの修正点は多くなります。こうなると、時間をかけてチェックリストを更新するか、"①の頭の中の気になるタスクを(プライベート含めて)すべて書き出す"というフェーズに戻るしかありません。

"GTD再開するための準備"が大変で面倒なのです。

古いタスクリストの更新や頭の中のタスクをすべて書き出すという行為にはかなりの時間がかかります。1時間以上かかることもザラです。

そんな時間のかかる行為を行わなければ、GTDを再開することはできません。

しかも挫折するたびにこの"再開するための準備"を時間をかけて行わなければなりません。

元々タスク管理が続けるのが苦手だった私には、とてもではありませんがGTDを続けることはできませんでした。正確に言えば、私は挫折したGTDを習慣になるまで再開し続けることができませんでした。

そもそもGTDとは挫折しやすいメソッドだとすら私は思っています。だからこそ再開のしやすさが大切なのに、その再開にハードルがある。

それが、GTDが続かない理由だと思っています。

タスクシュートは再開しやすいから続けやすい

続いてタスクシュートが継続しやすい理由ですが、タスクシュートはGTDと違い挫折しにくい、ということはありません。

GTD同様に挫折することはしょっちゅうあります。

しかしタスクシュートは再開がとても簡単です。そのため、多少プチ挫折が起こってもすぐに再開できます。

一時的にタスクシュートから離れても、すぐに再開できたなら、それは挫折と言わず継続できていると考えていい、というのは前述のとおりです。

つまり、タスクシュートはとても再開しやすくて、永久的な挫折をしにくいメソッドなのです。

何度失敗してもコンティニューし続けることができるから、習慣になるまで挫折と再開を繰り返しながらタスクシュートを使い続けることができるのです。

これが、タスクシュートが継続しやすい理由です。

タスクシュートはなぜ再開しやすいのか

ではなぜタスクシュートは再開しやすいのでしょうか。

その理由は以下の2つが考えられます。

タスクシュートを再開しやすい理由
①再開するために必要な事前準備が無い。いつでもその場で再開できる
②ルーチンタスクによって陳腐化しにくいタスクリストが自動生成され続けるため、既存のタスクリストを無理なく活用できる

まず「①再開するために必要な事前準備が無い。いつでもその場で再開できる」について。

タスクシュートはGTDのように再開するための事前準備が必要ありません。

仮にタスクリストがまっさらでも、タスクシュートツール(場合によっては単なるExcelやノートでも可)を開き、これから自分が行うタスクを入力すれば、それだけでタスクシュートは再開できます。

わざわざ頭の中からタスクを洗い出し、多数のタスクリストを構築するといった準備工程は必要ありません。

まずはタスクシュートを開き、タスクを実行する。それだけでいいのです。これを何度も挫折と再開を繰り返しながら続けていれば、やがてタスクシュートが習慣となり、続くようになります。続かないと悩む方は、まずはタスクシュートの習慣化を目指しましょう。

【初心者】タスクシュート使い始め 最初の一歩の踏み出し方

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ただし、タスクシュートはタスクリストが不要というわけではありません。GTDと同様に、1日単位のタスクリストは作成します。

しかし②ルーチンタスクによって陳腐化しにくいタスクリストが自動生成され続けるという特徴により、タスクリストの作成が再開のハードルとなりません。

GTDの場合、一週間も放置するとタスクリストの内容が古くなり、そのままではタスクリストに基づいた行動はできません。

しかしタスクシュートにはルーチンタスク機能があります。

そしてタスクシュートを続ける原則として、「ルーチンタスクは必ず実行できたタスクから登録する」というものがあります。

タスクシュートを継続するための5原則【前編】

続きを見る

この原則に従っていれば、ルーチンタスクは過去の自分が実行できたタスクばかりが並んでいるはずです。

タスクシュートは放置されていても、ルーチンタスクに基づいて自動的にタスクリストが生成され続けます。

つまり、過去の自分が実行できたタスクリストが生成され続けるのです。

そして生活タスクなどは顕著ですが、ルーチンタスクに登録されるような高頻度に実行するタスクは、一週間やそれこそ一ヶ月放置されたとしても古くなりません。

そのため挫折した頃に作成されたタスクリストの内容が、再開しようとする自分の状況から大きく剥離せずに済みます。

よって、GTDのようにタスクリストを大きく修正せずとも、自動生成されたタスクリストをそのまま流用して再開できるのです。

タスクシュートは再開しやすいから続けていられる

本記事では、タスクシュートが続けやすい理由についてGTDと比較しながらまとめました。

タスク管理を継続できるようになるには、結局は習慣になるまで何度も挫折と再開を繰り返しながら実践し続けるしかないのです。

この"何度も挫折と再開を繰り返しながら"実践し続けるということができるかどうかが、継続できるタスク管理と、続かないタスク管理の違いになりやすいと思います。

だからこそ、挫折しても再開しやすいタスク管理法=続けやすいタスク管理法であり、再開しやすいタスクシュート=続けやすいタスク管理法と言えるのです。

本記事は以上です。ありがとうございました。

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  • この記事を書いた人

Kei

タスク管理やライフハックが好きな研究者|医学博士|タスクシュート時間術やタスク管理術について発信していきます|一般社団法人タスクシュート協会 タスクシュート認定トレーナー

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