こんにちは、Keiです。
急な頼まれ仕事や予想外の問題発生といった"想定外"から発生するタスクが割り込みタスクです。
割り込みタスクが多過ぎて、自分の仕事が進まない、やりたかったことができない、自分の時間が無くなる…そんな悩みを抱える方は多いです。
私も割り込みタスクによって自分の時間が無くなるのが嫌でした。また、割り込みタスクの発生自体が大変ストレスでもありました。
そのため、これまでに様々な対処を試みました。割り込みタスクに対してGTDのようにタスクの優先度や着手時期を決めたり、マナーニャの法則に則って割り込みタスクの優先度を落としたり…。
しかし結局は上手くいきませんでした。優先順位を調節しても自分の時間は増えませんし、ストレスも軽減できませんでした。
割り込みタスク問題を解決するには、ガラリと対応を変える必要があったのです。
本記事では、割り込みタスクという悩みから抜け出す方法を紹介します。
特に割り込みタスクにストレスを感じている方は、そのストレスが完全に無くなりますよ。
割り込みタスクに対する悩みとは
そもそも割り込みタスクの何が問題なのでしょうか。例えば以下の3つが考えられるでしょう。
・自分の仕事が進まなくなる
・自分の時間が無くなる
・タスクを押し付けられることがストレス
悩み1: 自分の仕事が進まなくなる
急な依頼などによって本来予定していた自分の仕事が進まなくなります。
その結果、想定外の残業が発生したり、退社後の予定が崩れたりします。周囲と比較して仕事の進捗が遅れてしまう事もあるでしょう。
割り込みタスクが発生しなければ、今頃は退社できていたのに、ジムに行けていたのに…。
そんな悩みやストレスによって鬱々としたり、イライラしてしまいます。
解決法: バッファーを持つ、理想のタスクリストを作らない
解決法としては、バッファーを持つ、理想のタスクリストを作らないという方法があります。
バッファーとは緩衝材という意味ですが、ビジネス用語としては「時間的余裕・余白」といった意味で使われます。
つまり、割り込みタスクが発生しても予定が破綻しないように、予め余裕を持っておくのです。
そうすることで、多少割り込みタスクが発生しても自分の仕事の進捗に悪影響を与えずに済みます。
理想のタスクリストを作らないという考え方も、意味は同じです。
理想的な計画、タスクリストというのは、得てしてバッファーが小さくなりがちです。
多少のバッファーを予め組み込んで計画したとしても、多くの場合はそのバッファーが小さく、割り込みタスクを吸収しきれません。
多少のバッファーではなく、しっかりとしたバッファーを設けるのです。私の場合は仕事の時間の6割くらいをタスクで占めるのが丁度いいと思っています。つまり4割はバッファーです。
私は仕事柄割り込みと呼ばれる仕事への対応が多いので4割をバッファーとしていますが、そうでなくても3割程度はバッファーとして用意しておくと、大抵の場面で割り込みタスクを吸収出来ると思います。
バッファーは多過ぎると思うくらい用意して構いません。もしバッファーが多過ぎたら、余った時間で仕事を前倒しで進めれば良いのですから。
バッファーを持てない、自分で仕事内容を決められない職種の場合は？
「仕事にバッファーなんて1割も持てないよ！」「仕事内容なんて自分で決められないよ！」
そんな声が聞こえてきそうです。
もし「自分の時間を持つ」「割り込みタスクによるストレスを無くしたい」と思うなら、悩み2・3への対処法も試してみてください。
それでも駄目なら、個人のタスク管理で対応できる範囲を超えている可能性があります。
その場合は環境に問題があるので、転職することが人生を好転させる一番の近道かもしれません
私も好きな仕事に転職して人生が最高に楽しくなったので、転職は決して最後の手段ではなく、積極的に検討すべき方法ではないかと思っています。今どき転職によってキャリアが傷つくなんてこともありません。
悩み2: 自分の時間が無くなる
割り込みタスクによって、自分の時間が削られます。
想定外のタスクの発生や仕事・家事などの遅れによって、楽しみだった趣味や遊び、もしくは自己研鑽に当てるはずだった自分の時間が削られてしまうという悩みです。
自分の時間が削られるということは自分の財産が削られるようなものであり、大変なストレスになります。
もし誰かのせいで発生した割り込みタスクによって自分の時間が削られたら、その誰かに強い怒りを覚えてしまう方もいるでしょう。
解決法: 自分の時間は朝イチ、もしくはできるだけ早めに確保する
解決法としては、自分の時間を可能なら朝イチ、もしくはできるだけ早い時間に確保することが有効です。
自分の時間を未来に確保すればするほど、その時間に至るまでに割り込みタスクが発生する可能性が上がります。
理想的なのは、朝イチに自分の時間を過ごしてしまい、その後に仕事や家事などの日常タスクの実行に移ることです。
朝イチに仕事や家事のタスクより優先して自分の時間を確保してしまえば、割り込みタスクに自分の時間を削られることはなくなります。
もし朝イチが駄目でも、可能な限り他のタスクより優先して自分の時間を確保すれば、割り込みタスクに邪魔される可能性は下がります。
自分の時間が固定されている場合は？
自分の時間を夜の決まった時間にしか確保できないという方もいらっしゃるかと思います。
その場合は、どうにかして朝イチに仕事や家事などのタスクを片付ける時間を確保します。
早起きして朝のうちに少しでも日中に処理するタスクの数を減らしておき、割り込みタスクを吸収するためのバッファーを確保するのです。
そうすれば多少割り込みタスクが発生しても自分の時間が削られることはありません。
常に早起きするのは大変かもしれませんが、どうしても自分の時間が欲しい日だけなら挑戦する価値はあります。
「自分の時間なんて最初から無かったのかもしれない」という考え方
未来に自分の時間があると信じているから、割り込みタスクによって自分の時間が削られることに強いストレスを感じることになります。
割り込みタスクが発生することを事前に防ぐことはできません。事前に防げないから割り込みタスクなのです。
そう考えると、自分の時間が削られることは予め決まっていたことなのかもしれません。その日は最初から自分の時間なんてなかったのです。
最初から自分の時間なんて無かったのに、それが削られたと思うから割り込みタスクに強いストレスを感じるのです。
もし割り込みタスクによって自分の時間が確保できなくなったなら、それは時間を削られたのではなく、最初から無かっただけだと考えをシフトしてみましょう。
どんなにストレスを感じても、その日は自分の時間を確保できない日だったという事実は変わりません。それなら考えをシフトして、ストレスを感じないようにした方が幸せになれます。
悩み3: タスクを押し付けられることがストレス
割り込みタスクの多くは他者からもたらされます。
誰かに急にタスクを振られたり、誰かのミスの尻拭いをしなければいけないこともあるでしょう。
たまになら良いのですが、それが頻繁になってくるとタスクを押し付けられているように感じてしまいます。
自分だけに割り込みタスクが集中しているような状況ではなおさらです。「なんで自分だけ！」と考えてしまい、大変なストレスになります。
タスクを振ってくる人が大嫌いになったりもします。例え悪意を持って仕事を押し付けている訳ではなかったとしてもです。
解決法: 押し付けではなく依頼だと考える、割り込みタスクという概念を捨てる
タスクを振られる事を避けることはできません。それを無理に避けようとしても良い事は起こらないでしょう。人間関係が悪化する可能性すらあります。
タスクを押し付けられているのではなく、依頼だと考えるという方法があります。
本当に悪意を持って「あいつに仕事を押し付けてやろう」と考えて割り込みタスクを押し付けてくる人は中々いません。
実際に「あなたのこと嫌いだから仕事押し付けるね」と言われてタスクを振られている訳ではないでしょう。
相手から言われていない以上、自分が押し付けだと思ってしまっているだけの可能性があります。
わざわざ押し付けだと思い込んでストレスを感じる必要はありません。
頼られているからタスクを依頼されているのだと考えましょう。
仕事ができる人ほど仕事を振られて損をするという意見はありますが、それだけ期待されている証拠でもあります。信用できない人には怖くて仕事なんて振れませんから。
タスクを依頼する側に「これは押し付けではなく依頼だから」と言われると腹が立ちますが、依頼される側がわざわざ苦しい考えをしてストレスを感じる必要は無いでしょう。
どうせ仕事はするのですから、ストレスを感じない考え方をした方が得です。せっかくなら依頼されることは光栄なことだ、自分は頼れる、仕事ができると思われているのだ、と喜んでしまいましょう。
光栄な依頼なのですから優先度を高めに設定するのは当然です。わざわざ後回しにしようと考えると、依頼ではなく割り込みという悪い思い込みが復活してきて苦しくなるので、光栄な依頼だと思って可能な限り最優先で片付けてしまいましょう。
また、もし可能なら割り込みタスクという概念すら捨ててしまうと、押し付けによるストレスはゼロになります。
割り込みタスクが発生するかどうかなんて事前にはわかりません。言い換えれば、そのタスクが発生することは事前に決まっていたと考えても何も支障は無い訳です。
割り込みタスクが新規に発生したのではなく、元々そういう日だったのだと受け入れてしまうのです。
そうすれば、割り込みタスクが発生するたびに毎回ストレスを感じる必要はなくなります。
もし本当に悪意を持って仕事を押し付けられているとしたら
本当に悪意を持ってタスクを押し付けてくる人は中々いません、と書きましたが、もしかすると本当に悪意を押し付けられている方がいるかもしれません。
その場合、タスク管理や考え方の転換で解決するのは困難を極めます。
もし本当に悪意を向けられているなら、すぐにでも逃げてしまって良いと思います。
好きな人から敵意を向けられているなら、時には受け止めてあげる気概を持っても良いのかもしれませんが、嫌いな人の悪意を受け止めてあげて気持ちよくさせてあげる必要は全くありません。逃げましょう。
自分を守るためですから、迷うこと無く転職していいと思います。次の仕事が見つからないと思う方でも、転職エージェントを活用してみてください。この時代、拍子抜けするくらい仕事はすぐに見つかります。
割り込みタスクに悩んでも損をするだけ
この記事では、割り込みタスクという悩みの解決法として、以下の方法を紹介しました。
・悩み1: 自分の仕事が進まなくなる→バッファーを持つ、理想のタスクリストを作らない
・悩み2: 自分の時間が無くなる→未来に自分の時間を持たない、自分の時間は朝に終わらせる
・悩み3: タスクを押し付けられることがストレス→押し付けではなく依頼だと考える、割り込みタスクという概念を捨てる
割り込みタスクに対してシステマティックに対処しようとしても中々うまくいきません。また、割り込みタスクは予想できないものなので、発生を防いだり、避けたりすることもできません。
防げない以上、受け止め方を工夫するしかありません。
私のオススメは、最後の割り込みタスクという概念を捨ててしまうことです。
割り込みタスクという概念がないので、ストレスも完全に手放せます。人生が大変楽になります。
回避できない割り込みタスクに悩んでストレスを感じても損をするだけです。自分の受け止め方を変えるだけでストレスが軽減できるなら、それで良いのではないかと私は思うのです。
本記事は以上です。ありがとうございました。
